پلمپ دفاتر قانونی، جزو فرآیندهای مهم برای شرکت ها و اشخاص حقیقی مشمول مالیات است که با توجه به ماده ۶ قانون تجارت صورت می گیرد. این اقدام با هدف ثبت شفاف تمامی تراکنش های مالی، ممانعت از تغییرات غیرمجاز و کاهش مشکلات مالیاتی ضروری خواهد بود.
عدم پلمپ دفاتر یا ثبت اشتباه اطلاعات سبب جریمه های سنگین یا علی الراس شدن مالیات می شود. برای آشنایی بیشتر با اینکه دلایل پلمپ دفاتر چیست، در ادامه این مطلب از موسسه ثبت شرکت خوارزمی با ما همراه باشید.
پلمپ دفاتر چیست؟
پلمپ دفاتر پروسه ای قانونی است که در آن اداره ثبت شرکت ها و سازمان امور مالیاتی دفاتر روزانه و کل را به عنوان دفاتر رسمی معاملات تجاری تایید و پلمپ خواهند کرد. این اقدام با توجه به ماده ۶ قانون تجارت بوده و هدف آن ثبت تمامی نقل و انتقالات مالی شرکت ها و اشخاص حقیقی مشمول مالیات است. شماره گذاری صفحات و درج مهر رسمی اداره ثبت، امکان هرگونه تغییر یا دخل و تصرف غیر مجاز را از بین خواهد برد.
دفاتر روزانه و کل نقش ویژه ای در شفاف سازی اطلاعات مالی شرکت ها دارند و از مشکلات مالیاتی و حقوقی جلوگیری خواهند کرد. چنانچه شرکت ها این دفاتر را پلمپ نکنند، اسناد مالی آن ها فاقد اعتبار خواهد بود؛ در این صورت سازمان امور مالیاتی مالیات را براساس تخمین و به همراه جریمه سنگین محاسبه می کند. حتی شرکت های غیر فعال باید دفاتر خالی را تهیه و ارائه کنند تا دچار وضعیت علی الراس نشوند.
چه زمانی باید برای پلمپ دفاتر اقدام کرد؟
حال که متوجه شدید پلمپ دفاتر چیست، زمان آن رسیده که با زمان اقدام برای پلمپ دفاتر آشنا شوید. شرکت ها و اشخاص حقوقی مشمول مالیات باید پیش از آغاز سال مالی جدید، برای پلمپ دفاتر خود اقدام نمایند. با توجه به ماده ۶ قانون تجارت، دفاتر به کل باید در زمان مشخص شده تهیه و پلمپ شوند.
ابن زمان معمولا تا پایان اسفند ماه هر سال است. شرکت های تازه تاسیس نیز به مدت یک ماه پس از تاسیس برای دریافت پلمپ دفاتر زمان دارند. رعایت نکردن مهلت قانونی موجب جریمه مالیاتی یا علی الراس شرکت خواهد شد.
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر چیست؟
برای دریافت پلمپ دفاتر قانونی، اشخاص حقیقی و حقوقی باید مدارکی را ارائه دهند. اشخاص حقیقی به صورت معمول باید کپی کارت ملی و شناسنامه خود را به همراه کپی پروانه کسب یا هر مجوز دیگری که تایید کننده فعالیت قانونی آن ها باشد را به همراه داشته باشند.
همچنین پرینت اظهارنامه پلمپ شده با مهر و امضای متقاضی از سایت ثبت اسناد و املاک، یکی دیگر از مدارک ضروری است. چنانچه از وکیل یا نماینده قانونی برای پیگیری امور استفاده می کنید، باید وکالتنامه معتبر را نیز ارائه دهید.
برای اشخاص حقوقی، علاوه بر کپی کارت ملی و شناسنامه مدیرعامل، باید کپی روزنامه رسمی تاسیس شرکت و روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی آن به همراه اصل یا کپی برابر اصل وکالتنامه یا معرفی نامه نماینده حقوقی نیز ارائه شود.
علاوه براین، اظهارنامه پلمپ تکمیل شده با امضای یکی از مدیران شرکت و رسید پذیرش درخواست از سوی سازمان ثبت اسناد از دیگر مدارک مورد نیاز است. تمامی این مدارک باید بعد از ثبت آنلاین در سامانه، برای پیگیری و تکمیل پروسه به سازمان ارسال شوند.
مراحل و نحوه انجام پلمپ دفاتر
حال که متوجه شدید مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر چیست، زمان آن رسیده که با مراحل و نحوه این کار آشنا شوید. مراحل و نحوه انجام این کار به صورت زیر است:
تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی
اولین و مهمترین اقدام برای درخواست پلمپ دفاتر، تکمیل اظهارنامه در سامانه ثبت شرکت ها است. برای این کار باید وارد سایت اداره ثبت شرکت ها شده و قسمت ثبت دفاتر تجاری را انتخاب نمایید. آدرس سامانه رسمی ثبت دفاتر تجاری irsherkat.ssaa.ir است. در این قسمت باید تمامی اطلاعات مربوط به متقاضی ثبت پلمپ دفاتر به شکل دقیق وارد شود.
فرستادن مدارک پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکت ها
بعد از تکمیل و ثبت اظهارنامه، اگر می خواهید بدانید که گام بعدی برای پلمپ دفاتر چیست، باید به ارسال مدارک اشاره کنیم. این مدارک شامل اظهارنامه رسمی شرکت، اساسنامه و سایر مستندات مربوط به ثبت شرکت است که باید به شکل الکترونیکی به وسیله سامانه ارسال شوند.
در این مرحله، سامانه یک کد پیگیری به شما ارائه می دهد که نشان دهنده ثبت نهایی درخواست خواهد بود. توجه به این نکته ضروری است که مدارک ارسالی باید به صورت کامل و دقیق وارد شوند تا از بروز مشکلات و تاخیر در تحویل دفاتر جلوگیری شود.
پرداخت هزینه پلمپ دفاتر
پس از ارسال مدارک، مرحله بعدی پرداخت، هزینه پلمپ است. این هزینه به شکل آنلاین و از طریق سامانه ثبت شرکت ها قابل پرداخت خواهد بود. مبلغ مربوطه به نوع شخصیت حقوقی و تعداد دفاتری که نیاز به پلمپ دارند، مرتبط است.
بعد از پرداخت هزینه، رسید پرداخت در سامانه ثبت شده و فرآیند وارد مرحله نهایی خواهد شد. از آنجا که این پرداخت به صورت الکترونیکی صورت می گیرد، انجام آن سریع و بدون دردسر است.
تایید صحت اطلاعات و تحویل دفاتر
بعد از پرداخت هزینه، همه اطلاعات وارد شده توسط بازرسان ثبت شرکت ها بررسی خواهند شد تا صحت آن ها تایید شود. چنانچه اطلاعات به شکل صحیح وارد شده باشند، درخواست پلمپ دفاتر قانونی تایید و نهایی می شود.
سپس دفاتر پلمپ شده به آدرسی که در سامانه وارد شده است، ارسال می گردند. در این مرحله باید نسبت به درست و دقیق بودن آدرس اطمینان حاصل کنید؛ زیرا این دفاتر به همان آدرس ارسال می شوند و هرگونه اشتباه می تواند موجب تاخیر در تحویل دفاتر شود.
جمع بندی
ما در این مطلب بیان کردیم که پلمپ دفاتر چیست و چه اهمیتی دارد. همانطور که متوجه شدید، پلمپ دفاتر یکی از ضروری ترین کارها برای شفاف سازی وضعیت مالی شرکت ها و افراد حقیقی خواهد بود. این فرآیند به عنوان یک الزام قانونی شناخته شده و سبب تایید و اعتباربخشی به گزارش های مالی در دفاتر روزنامه و کل می شود. عدم انجام پلمپ دفاتر می تواند سبب جریمه های مالیاتی سنگین شود.