یکی از فرایندهای مهم در توسعه و مدیریت کسب و کارها، تغییرات اساسنامه شرکت است. اساسنامه شرکت در واقع سندی است که قوانین و مقررات داخلی شرکت، ساختار مدیریتی، نحوه توزیع سهام و مواردی از این قبیل درون آن درج می شود. در مواردی نظیر اصلاح موضوع فعالیت، جابجایی در مدیریت، تغییر در سهامداران، تغییر نام شرکت و… لازم است تا تغییراتی در اساسنامه به وجود بیاید.
انجام این تغییرات نیاز به تهیه یک سری مدارک و طی یک سری مراحل اساسی دارد. در این مطلب از موسسه ثبت شرکت خوارزمی، ضمن بررسی دلایل ایجاد این تغییر، مراحل و مدارک لازم برای تغییر در اساسنامه را بررسی خواهیم کرد.
اساسنامه شرکت چیست؟
اساسنامه شرکت سندی قانونی است که اطلاعاتی نظیر موضوع فعالیت شرکت، نام شرکت، ترکیب سهامداران، میزان سرمایه، شیوه مدیریت، شیوه تصمیم گیری و… درون آن وجود دارد. این سند به عنوان یک چهارچوب قانونی، به تنظیم روابط میان مدیران، سهامداران و ذینفعان کمک می کند. همچنین تضمین می کند که شرکت مورد نظر بر اساس مقررات و قوانین تجاری داخلی، فعالیت های خود را انجام می دهد.
چه تغییراتی در شرکت سبب تغییر اساسنامه می شود؟
تغییرات اساسنامه شرکت به دلایل مختلفی ایجاد می شود که برخی از رایج ترین آن ها را در ادامه بررسی خواهیم کرد.
- تغییر موضوع فعالیت: اگر یک شرکت تصمیم بگیرد فعالیت های خود را گسترش دهد یا حوزه فعالیتی خود را تغییر دهد، باید در اساسنامه نیز این تغییر درج گردد.
- تغییر در سهامداران: اگر سهامداران جدیدی به شرکت افزوده شوند یا سهامدارانی از شرکت خروج کنند، لازم است تا در اساسنامه شرکت نیز این تغییرات اعمال شوند.
- تغییر نام شرکت: اگر به هر دلیلی نام شرکت تغییر کند این تغییر باید درون اساسنامه شرکت نیز اعمال شود.
- تغییر در ساختار مدیریتی: چنانچه به هر دلیلی مدیرعامل شرکت یا ترکیب هیئت مدیره تغییر پیدا کند، لازم است تا تغییرات ایجاد شده در اساسنامه نیز ثبت شوند.
- تغییر در میزان سرمایه: در صورتی که در سرمایه شرکت کاهش یا افزایشی صورت بگیرد، این موضوع نیز در اساسنامه به ثبت می رسد.
- تطابق با قوانین جدید: در شرایطی که قوانین مالیاتی یا تجاری شرکت تحت تغییر قرار بگیرند، در اساسنامه نیز باید این تغییرات را اعمال کرد.
برای تغییرات اساسنامه چه مدارکی نیاز است؟
برای تغییر اساسنامه شرکت باید یک سری مدارک و مستندات را تهیه و به مراکز مربوطه ارائه کنید. این مدارک به شرح زیر هستند.
ارائه صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده
در این سند، تصمیم مجمع عمومی فوق العاده در رابطه با تغییرات اساسنامه به صورت کاملا جزئی درج شده و در نهایت توسط سهامداران تایید و امضا می شود.
ارائه اساسنامه جدید
ارائه نسخه جدیدی از اساسنامه همراه با تغییرات اعمال شده درون آن، برای تغییر اساسنامه ضروری است.
ارائه مدارک شناسایی سهامداران و مدیران
سهامداران و مدیران شرکت باید یک کپی از کارت ملی، شناسنامه یا هر مدرک شناسایی معتبری که دارند را جهت طی مراحل قانونی ارائه دهند.
ارائه درخواست رسمی ثبت تغییرات
این درخواست جهت ثبت تغییرات اساسنامه شرکت به اداره ثبت شرکت ها ارائه می شود. درون این درخواست باید جزئیات تغییرات و مستندات مرتبط درج شده باشد.
ارائه وکالت نامه
درصورت استفاده از وکیل جهت طی مراحل قانونی، باید وکالت نامه را نیز به اداره ثبت شرکت ها ارائه دهید.
مراحل تغییر اساسنامه شرکت
تغییر اساسنامه شرکت یک فرایند پیچیده و زمان بر است که به رعایت یک سری قوانین مختلف نیاز دارد. در ادامه این مراحل را به طور مجزا بررسی خواهیم کرد.
برگزاری مجمع عمومی فوق العاده
در اولین قدم باید یک مجمع عمومی فوق العاده برگزار شود. در این مجمع، سهامداران حضور پیدا می کنند و در رابطه با تغییرات مدنظر در اساسنامه، پیشنهادهای مربوطه را ارائه می دهند. در نهایت تصمیماتی که توسط اکثریت سهامداران به تایید برسند، در اساسنامه اعمال می شوند.
تهیه صورت جلسه
بعد از برگزار شدن مجمع، جزئیات تصمیمات اخذ شده در یک صورت جلسه تنظیم می شود. مواردی مانند نوع تغییرات، نام کسانی که در جلسه حضور داشتند، تعداد رأی ها و… باید به دقت و با جزئیات در صورت جلسه درج شده و به تایید هیئت رئیسه برسد.
تنظیم اساسنامه جدید
با توجه به تغییرات مورد نظر، در این مرحله باید اساسنامه جدید شرکت را تنظیم کرد. این اساسنامه به عنوان یک سند قانونی، مقررات و قوانین جدیدی را برای شرکت در پی دارد و باید بر اساس قوانین تجاری و با دقت تنظیم شود.
جمع آوری مدارک
مدارکی نظیر نسخه ای از اساسنامه جدید، صورت جلسه مجمع عمومی، مدارک شناسایی سهامداران و مدیران و سایر مدارکی که پیشتر ذکر کردیم در این مرحله جمع آوری می شوند.
ثبت تغییرات در اداره ثبت شرکت ها
مدارک لازم به اداره ثبت شرکت ها ارسال می شوند و بعد از تکمیل فرم های مربوطه، روند ثبت تغییرات آغاز می گردد.
دریافت تاییدیه
بعد از ارائه مدارک و ثبت در اداره ثبت شرکت ها، در صورت نبود مشکل، تغییرات اساسنامه شرکت به تایید می رسد.
اعلام تغییرات
در نهایت تغییرات اعمال شده به ذینفعان از جمله مشتریان شرکت، کارمندان و… اطلاع رسانی می شود تا همه افراد بر اساس اساسنامه جدید اقدامات لازم را انجام دهند.
نکات مهم در فرایند تغییرات اساسنامه شرکت
در فرآیند تغییرات اساسنامه به نکات زیر دقت کنید.
- همه مدارک باید به شکل کامل و صحیح تنظیم شده و از لحاظ قانونی دارای اعتبار باشند.
- گاهی ممکن است برخی از مدارک نیاز به تایید توسط دفتر اسناد رسمی داشته باشند.
- بهتر است قبل از هرگونه اقدام برای تغییر در اساسنامه شرکت، با یک مشاور حقوقی یا وکیل متخصص در این حوزه مشورت کنید تا تمامی جزئیات قانونی را به شما اطلاع رسانی کند.
سخن پایانی
در این مطلب در رابطه با تغییرات اساسنامه شرکت و نحوه انجام آن صحبت کردیم. به طور کلی ایجاد تغییر در اساسنامه شرکت برای تطبیق شرکت با شرایط جدید اقتصادی، قانونی یا تجاری امری مهم و ضروری است. این تغییرات باید طی مراحل مختلف و با ارائه مدارک لازم صورت بگیرند در غیر این صورت ممکن است مشکلات حقوقی متعددی به بار بیاید.
با انجام تغییر در اساسنامه شرکت ها، فعالیت های داخلی بهبود پیدا می کنند و امکان توسعه و اعمال تغییرات ساختاری برای شرکت ها فراهم می شود. البته به شرط آنکه این تغییرات تحت نظر وکلا و مشاوران حقوقی، به شکل قانونی پیش برود.
برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص ثبت و تغییرات شرکت، می توانید از کارشناسان سایت ما کمک بگیرید.