یک شرکت پس از تاسیس ممکن است در موارد مختلفی تغییر و تحول داشته باشد. از جمله این تغییرات می توان به تغییر در اساسنامه، تغییر نام شرکت، تغییر آدرس شرکت و… اشاره کرد. ثبت این تغییرات مانند ثبت خود شرکت ضروری است و باید به صورت رسمی در اداره ثبت شرکت ها به ثبت برسد تا وجهه قانونی پیدا کند.
برای ثبت تغییرات شرکت باید به سامانه ثبت مراجعه کرده و یک سری مدارک و اطلاعات را به دقت در سامانه بارگذاری کنید و تا تایید آن ها توسط کارشناسان منتظر بمانید. در این مطلب از وب سایت ثبت شرکت خوارزمی، بیشتر در رابطه با مراحل ثبت تغییرات یک شرکت صحبت می کنیم.
دلایل تغییرات شرکت ها چیست؟
پس از اینکه یک شرکت به ثبت می رسد ممکن است بسته به شرایط مختلف نیاز به ایجاد یک سری تغییرات داشته باشد. قانون تجارت برای صاحبین شرکت این حق را در نظر گرفته که در صورت نیاز تغییراتی را در شرکت خود اعمال کنند.
این تغییرات باید به صورت رسمی اعلام شوند و در سامانه ثبت به ثبت رسند و در نهایت در روزنامه های رسمی کشور منتشر شوند تا وجهه قانونی داشته باشند. از مهم ترین دلایل تغییرات شرکت ها می توان به موارد زیر اشاره کرد.
- تغییرات زمانی
- تغییراتی در اساسنامه
- تغییر مدیر یا مدیران شرکت
- تغییرات در صورت انحلال و تصفیه شرکت
- تغییر نام شرکت
- تغییر حساب های مالی یا تغییر در تعداد شرکا
حالت های مختلف اعمال تغییرات شرکت
تغییرات شرکت در سه حالت مختلف تنظیم می شود که عبارتند از:
مجمع عمومی عادی
برخی تغییرات در مجمع عمومی عادی تنظیم می شوند. از وظایف مجمع عمومی عادی می توان به موارد زیر اشاره کرد.
- تعیین جهت شرکت: مجمع عمومی عادی در رابطه با برنامه های کلی و قوانین شرکت تصمیم گیری می کند.
- بررسی وضعیت مالی: تمامی بدهی ها، حساب ها و طلب های شرکت توسط این مجمع مورد بررسی قرار می گیرند.
- انتخاب مدیران: بازرسان و اعضای هیئت مدیره جدید، توسط مجمع عمومی انتخاب می شوند.
- تصویب نهایی حساب ها و تقسیم سود: صورت های مالی توسط این مجمع تایید می شوند و سود یا زیان آن ها بین سهامداران توضیح می گردد.
- اطلاع رسانی عمومی: روزنامه کثیرالانتشاری که باید اطلاعیه ها و آگهی های شرکت تا مجمع عمومی سال بعد در آن منتشر شود، توسط این مجمع تعیین می شود.
مجمع عمومی فوق العاده
برخی از تغییرات به واسطه مجمع عمومی فوق العاده تنظیم می شوند. وظایف مجمع عمومی فوق العاده به شرح زیر است.
- تغییر اساسنامه: مهم ترین تغییرات شرکت از جمله نام شرکت، موضوع شرکت و یا تغییر آدرس شرکت توسط این مجمع صورت می گیرد.
- تغییر در سرمایه: چنانچه قرار است در سرمایه شرکت کاهش یا افزایشی صورت گیرد، تصمیم آن توسط این مجمع اتخاذ می شود.
- تغییرات مدیران و بازرسان: اگر نیاز به تغییر بازرسان یا مدیران باشد، مجمع عمومی فوق العاده این موارد را مشخص و تعیین می کند.
- صدور اوراق قرضه: در صورتی که یک شرکت قصد انتشار اوراق قرضه داشته باشد، مجوز آن توسط این مجمع صادر می گردد.
- سهام خاص: ایجاد یا تغییر سهام خاص یا ممتاز برای برخی از سهامداران بر عهده این مجمع است.
- انحلال شرکت: چنانچه تصمیم بر پایان کار شرکت و انحلال آن باشد، توسط این مجمع نهایی می شود.
هیئت مدیره
تغییرات یک شرکت ممکن است توسط هیئت مدیره تنظیم شود. قبل از بررسی مراحل تغییرات شرکت، وظایف مجمع هیئت مدیره را بررسی خواهیم کرد.
- تعیین رهبران: هیئت مدیره افرادی را که نقش کلیدی در یک شرکت دارند از جمله رئیس، نایب رئیس و مدیرعامل را انتخاب می کند تا هدایت شرکت را بر عهده بگیرند.
- مدیریت مالی: وضعیت مالی شرکت از جمله بدهی ها، درآمدها و… توسط هیئت مدیره مورد بررسی قرار می گیرند.
- تصویب معاملات: هیئت مدیره در رابطه با قراردادهای مهم و معاملات شرکت تصمیم گیری کرده و آن ها را تایید می کند.
- نظارت بر بخش ها: نظارت بر عملکرد مدیران بخش های مختلف داخلی و ایجاد هماهنگی در شرکت از دیگر وظایف هیئت مدیره است.
مدارک لازم جهت ثبت تغییرات شرکت
برای ثبت تغییر شرکت آماده کردن مدارک زیر الزامی است.
- کپی برابر اصل مدارک شناسایی اعم از شناسنامه و کارت ملی تمام شرکای جدید
- لیست اسامی شرکا به همراه میزان سهام آن ها
- کپی یک نسخه از اساسنامه شرکت
- کپی روزنامه آگهی درج آخرین تغییرات شرکت به دفاتر ثبت
- اصل مدارک شناسایی افرادی که از شرکت خارج می شوند و حضور آن ها در دفاتر اداره ثبت شرکت ها برای امضا
- حضور مدیر و تمامی شرکا در صورت انحلال شرکت
مراحل ثبت تغییرات شرکت
فرایند ثبت تغییر شرکت با توجه به ماهیت تغییر از جمله تغییر نام، تغییر آدرس، موضوع فعالیت و… جزئیات متفاوتی دارد؛ اما به طور کلی مراحل ثبت تغییرات به شرح زیر است.
مرحله اول
در ابتدا با توجه به نوع شرکت از جمله سهامی خاص، مسئولیت محدود، تعاونی و… مجمع مربوطه را از میان مجامع عادی، عمومی فوق العاده یا هیئت مدیره مشخص کنید. انتخاب مجمع تشکیل دهنده صورت جلسه باید با دقت انجام شود تا از بروز هرگونه مشکل و مغایرت جلوگیری به عمل آید.
مرحله دوم
در این مرحله از مراحل ثبت تغییرات شرکت باید صورت جلسه تنظیم شده توسط اعضای شرکت به امضا برسد. در برخی موارد حضور حد نصاب قانونی سهامداران یا اعضا الزامی است.
مرحله سوم
اکنون به سامانه اداره ثبت شرکت ها مراجعه کنید و از میان گزینه های موجود، گزینه صورتجلسه تغییرات را انتخاب نمایید. جزئیات و اطلاعات مربوط به شرکت و تغییرات مورد نظر را با دقت در فیلدهای مربوطه وارد کرده و پس از تایید نهایی، رسید پذیرش آگهی را دریافت کرده و از آن پرینت بگیرید.
مرحله چهارم
رسید پذیرش سامانه را همراه با اصل صورت جلسات امضا شده به اداره ثبت شرکت های مربوطه در شهر خود ارسال کنید.
مرحله پنجم
بررسی و تایید ثبت تغییرات معمولاً ۱۴ روز کاری طول می کشد. پس از تایید، نماینده قانونی شرکت باید اقدامات لازم را جهت ثبت امضای الکترونیک در سامانه ثبت من انجام دهد. پس از پرداخت هزینه انتشار آگهی و بعد از گذشت ۲۴ ساعت از ثبت امضای الکترونیک، آگهی در روزنامه رسمی منتشر می شود.
سخن پایانی
در این مقاله مراحل ثبت تغییرات شرکت را به مورد بررسی قرار دادیم. به طور کلی یک شرکت ممکن است به دلایل مختلف دست خوش یک سری تغییرات شود. از جمله این تغییرات می توانیم به به تغییر آدرس، تغییر دارندگان حق امضا، اصلاح مواد اساسنامه، انحلال شرکت و.. اشاره کنیم.
تمام این تغییرات باید در اداره ثبت به ثبت برسند تا وجه قانونی پیدا کنند. تنظیم صورتجلسه، امضای آن، ثبت صورتجلسه در سامانه اداره ثبت شرکت ها، تحویل اصل اوراق به اداره و تایید نهایی از جمله مراحل ثبت این تغییرات به شمار می روند.
در پایان، چنانچه برای هر گونه ثبت تغییرات شرکت خود نیاز به کمک داشتید، می توانید از خدمات مجموعه ما کمک بگیرید.