ثبت شرکت تنها نخستین قدم در مسیر راه اندازی کسب و کار است و با انجام این مرحله، مسیر قانونی فعالیت شما هموار می شود. اما پس از ثبت رسمی، مجموعه ای از اقدامات ضروری وجود دارد که باید به صورت دقیق و منظم انجام شوند تا شرکت بتواند به صورت قانونی، سازمان یافته و موفق فعالیت کند.
بی توجهی به این مراحل می تواند، مشکلات جدی از جمله جریمه های مالیاتی، محدودیت در انجام معاملات و حتی توقف فعالیت شرکت را به دنبال داشته باشد. از این رو، آگاهی کامل از اقدامات پس از ثبت شرکت و پیگیری درست آنها، نه تنها یک الزام قانونی، بلکه یک سرمایه گذاری مهم برای امنیت و توسعه کسب و کار شما محسوب می شود.
در این مقاله از سایت ثبت شرکت خوارزمی به بررسی اقدامات پس از ثبت شرکت می پردازیم.
اقدامات پس از ثبت شرکت
پس از ثبت شرکت، مؤسسان و مدیران موظف هستند، مجموعه ای از اقدامات ضروری را انجام دهند تا از بروز مشکلات مالیاتی و اداری در آینده جلوگیری شود. رعایت اقدامات پس از ثبت شرکت، علاوه بر اطمینان از قانونی بودن فعالیت ها، پایه ای محکم برای رشد و موفقیت کسب و کار ایجاد می کند. در ادامه، تمامی اقدامات پس از ثبت شرکت را بررسی می کنیم.
پلمپ دفاتر تجاری
یکی از اولین و مهمترین اقداماتی که پس از ثبت شرکت باید انجام شود، اخذ پلمپ دفاتر قانونی است. این دفاتر شامل دفتر کل و دفتر روزنامه هستند و تمامی مراودات مالی شرکت، از جمله:
- درآمدها
- هزینه ها
- قراردادها
- فاکتورها
- کارمزدها
- دستمزدهای دریافتی
از ابتدای تأسیس تا پایان سال مالی در آنها ثبت می شود تا برای حسابرسی آماده باشد. شرکت ها پس از ثبت، دو ماه فرصت دارند تا برای دریافت پلمپ دفاتر اقدام کنند.
پلمپ دفاتر در واقع شامل شماره گذاری صفحات دفاتر و منگوله دار کردن آنها با نام شرکت است که توسط اداره امور مالیاتی و ثبت شرکت ها انجام می شود. در صورتی که شرکت در مهلت تعیین شده اقدام به اخذ پلمپ دفاتر نکند، مشمول جریمه های مالیاتی خواهد شد.
تشکیل پرونده مالیاتی
یکی دیگر از اقدامات پس از ثبت شرکت، تشکیل پرونده مالیاتی است. طبق قانون شرکت ها، هر شرکت حداکثر 2 ماه پس از تأسیس فرصت دارد تا نسبت به تشکیل پرونده در اداره امور مالیاتی منطقه خود اقدام کند. حتی اگر شرکت هیچ فعالیتی هم نداشته باشد، تشکیل پرونده الزامی است.
- مراحل تشکیل پرونده: ابتدا باید نوع حوزه مالیاتی مشخص شود. سپس با ارائه مدارک مورد نیاز و مراجعه به حوزه تعیین شده، پرونده مالیاتی تشکیل می شود. مالیات، سهم هر فرد و شرکت از درآمد برای تأمین هزینه های عمومی و حفظ منافع اقتصادی، سیاسی و اجتماعی کشور است. مطابق قانون، افراد و شرکت ها موظف به پرداخت مالیات تعیین شده پس از ثبت هستند و در غیر این صورت از تسهیلات، مزایا و معافیت های قانونی محروم شده و مشمول جریمه های مالیاتی خواهند شد. تمام شرکت ها و مؤسسات تجاری و انتفاعی که در اداره ثبت شرکت ها به ثبت رسیده و شماره ثبت دارند، مشمول مالیات بر درآمد هستند.
- فرصت و مبلغ اولیه پرداخت: هر شرکت پس از تأسیس 2 ماه فرصت دارد تا پرونده مالیاتی خود را تشکیل داده و مدارک مورد نیاز را ارائه کند. همچنین سهم 2 در 1000 سرمایه اولیه شرکت باید به حوزه مالیاتی پرداخت شود؛ در غیر این صورت، مشمول جریمه 2 برابر خواهد شد.
- مشمولین مالیات: طبق ماده یک قانون مالیات های مستقیم، افراد و شرکت های زیر مشمول پرداخت مالیات هستند:
- اشخاص حقوقی ایرانی نسبت به کلیه درآمدهای خود در داخل یا خارج از کشور. اشخاص حقوقی از لحاظ مقررات مالیاتی به 5 دسته تقسیم می شوند:
- شرکت هایی با سرمایه ۱۰۰٪ خصوصی (سهامی، غیرسهامی، تعاونی)
- شرکت هایی با سرمایه ۱۰۰٪ دولتی یا شهرداری
- شرکت هایی با سرمایه ترکیبی خصوصی و دولتی
- اشخاص حقوقی ایرانی غیرتجاری با فعالیت انتفاعی
- شعب یا نمایندگی های اشخاص حقوقی خارجی در ایران
عدم تشکیل پرونده مالیاتی موجب می شود که شرکت علی الرأس شناخته و مسئول تمام جرائم مالیاتی شود.
- اشخاص غیر ایرانی (حقیقی یا حقوقی) نسبت به کسب درآمد در ایران
- تکالیف مالیاتی شرکت ها:
- شرکت ها هنگام پرداخت حقوق، باید مالیات مربوطه را محاسبه، کسر و ظرف ۳۰ روز همراه با ارائه لیست حقوق بگیران به اداره مالیاتی محل پرداخت کنند.
- طبق ماده ۱۱۰ قانون مالیات های مستقیم، اظهارنامه، ترازنامه و حساب سود و زیان باید حداکثر 4 ماه پس از پایان سال مالی به اداره مالیاتی محل ارائه شود. این اظهارنامه باید شامل فهرست سهامداران یا شرکا، میزان سهم الشرکه یا تعداد سهام و نشانی آنها باشد.
- مدارک مورد نیاز برای تشکیل پرونده مالیاتی:
- اصل و کپی مدارک شناسایی اعضای شرکت
- تقاضانامه، شرکت نامه و روزنامه رسمی
- اصل و کپی کلیه مدارک شرکت مانند اساسنامه و اظهارنامه
- گواهی امضا افراد و صاحب امضای شرکت
- اجاره نامه یا سند مالکیت دفتر شرکت به نام شرکت
- مهر شرکت
- فیش پرداخت دو در هزار سرمایه ابتدایی
- فیش آب، برق، گاز و تلفن دفتر شرکت
دریافت کد اقتصادی
یکی دیگر از اقدامات پس از ثبت شرکت، اخذ کد اقتصادی است. این مرحله پس از تشکیل پرونده مالیاتی انجام می شود و همه شرکت ها به عنوان شخصیت حقوقی، موظف به دریافت آن هستند.
به زبان ساده، کد اقتصادی شناسه ای ۱۲ رقمی است که برای رهگیری مراودات مالی شرکت ها و همچنین شرکت در مناقصات و مزایده استفاده می شود. با ثبت کد اقتصادی روی فاکتورهای خرید و فروش، محاسبه مالیات و درآمد اشخاص حقیقی و حقوقی توسط سازمان امور مالیاتی آسان شده و از رقابت های ناسالم جلوگیری و زمینه حمایت از فعالان اقتصادی فراهم میشود.
برای دریافت برگه کد اقتصادی ابتدا باید برای شرکت پرونده مالیاتی تشکیل شود. پس از صدور کد اقتصادی، این شماره به عنوان شناسه مالیاتی شرکت در واحد مالیاتی مربوطه استفاده شده و تمامی مراودات مالی شرکت تحت این کد ثبت و کنترل خواهد شد.
هر شرکت یا مؤسسه پس از ثبت، از تاریخ ثبت به مدت 2 ماه فرصت دارد تا با مراجعه به اداره دارایی منطقه، نسبت به تشکیل پرونده مالیاتی و اخذ کد اقتصادی اقدام کند. مدارک مورد نیاز برای درخواست کد اقتصادی عبارت اند از:
- برای اشخاص حقیقی:
- درخواست کتبی شخص متقاضی
- فتوکپی پروانه کسب (در صورت وجود)
- فتوکپی کامل صفحات شناسنامه
- فیش پرداختی به حساب ۵۲۳ خزانه نزدِ یکی از شعب بانک ملی
- تکمیل فرم اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی
- سه قطعه عکس ۲ در ۳
- فتوکپی کارت اقتصادی قبلی یا فیش کامپیوتری (در صورت دریافت قبلی)
- برای اشخاص حقوقی:
- درخواست کتبی شرکت
- فتوکپی شناسنامه کلیه اعضا
- روزنامه رسمی (که آگهی تأسیس شرکت در آن درج شده است.)
- فیش پرداختی به حساب ۵۲۳ خزانه نزدِ یکی از شعب بانک ملی ایران بابت صدور شماره اقتصادی
- تکمیل فرم اطلاعات هویتی اشخاص حقوقی
- فتوکپی کارت اقتصادی قبلی یا فیش کامپیوتری (در صورت دریافت قبلی)
ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده
برای شرکت هایی که حوزه فعالیتشان بازرگانی است، ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده (VAT) الزامی است. این شرکت ها علاوه بر پرداخت مالیات سالیانه، موظف اند هر سه ماه یک بار مالیات بر ارزش افزوده خود را پرداخت کنند.
ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده، یکی دیگر از اقدامات پس از ثبت شرکت است. شرکت های مشمول باید در سامانه عملیات الکترونیک مالیات بر ارزش افزوده ثبت نام کرده و کد مربوطه را دریافت کنند. پیش از ثبت نام، توصیه می شود، فهرست مشمولان و معافیت های مالیات بر ارزش افزوده را بررسی کنید، زیرا عدم اقدام به موقع می تواند، جریمه مالیاتی به دنبال داشته باشد.
همچنین، در صورت استخدام کارمند یا انعقاد قرارداد کاری، شرکت باید مراحل بیمه تأمین اجتماعی را طی کند. برای این منظور، ظرف ۱۵ روز پس از ثبت شرکت باید به نزدیکترین شعبه تأمین اجتماعی مراجعه و با ارائه مدارک، کد کارگاهی دریافت شود. مدارک مورد نیاز برای اخذ کد کارگاهی:
- اصل و کپی آگهی ثبت شرکت
- اصل و کپی اساسنامه، شرکت نامه و اظهارنامه ها
- اصل و کپی سند مالکیت یا اجاره دفتر شرکت
اخذ کد کارگاهی بیمه تأمین اجتماعی
هر شرکتی که کارمند یا کارگر استخدام می کند، موظف است کد کارگاهی بیمه تأمین اجتماعی دریافت کند. این کد برای بیمه شدن کارکنان ضروری است و کارفرمایان باید لیست کامل کارکنان را برای پرداخت حق بیمه به سازمان تأمین اجتماعی ارائه دهند. پرداخت حق بیمه شامل ۳۰٪ از کل حقوق است که از این میزان، ۲۳٪ توسط کارفرما و ۷٪ توسط کارمند پرداخت می شود.
افتتاح حساب بانکی شرکتی
حساب بانکی شخصی برای فعالیت های شرکت معتبر نیست. شرکت باید یک حساب رسمی به نام خود افتتاح کند. این حساب برای موارد زیر ضروری است:
- دریافت و پرداخت رسمی به مشتریان و تأمین کنندگان
- واریز سرمایه اولیه شرکت
- شفافیت فعالیت های مالیاتی
- دریافت درگاه پرداخت اینترنتی
بانک ها معمولاً برای افتتاح حساب، آگهی روزنامه رسمی، اساسنامه و مدارک هویتی مدیرعامل را درخواست می کنند.
تعیین محل فعالیت شرکت
محل شرکت باید واقعی، معتبر و قابل استعلام باشد، زیرا نهادهایی مانند مالیات، بیمه یا شهرداری ممکن است، بازدید حضوری داشته باشند. در صورت نداشتن دفتر رسمی، می توان از آدرس اجاره ای یا مجازی در مراحل اولیه استفاده کرد.
ثبت شرکت در سامانه بیمه (در صورت داشتن نیرو)
برای شرکت هایی که کارکنان دارند، لازم است:
- ثبت نام در سازمان تأمین اجتماعی
- دریافت کد کارگاه
- ارسال لیست بیمه ماهانه
بدون ثبت در بیمه، امکان ارائه حقوق قانونی، سابقه بیمه و خدمات اجتماعی برای کارکنان وجود ندارد.
کلام آخر: پایه گذاری قانونی کسب و کار شما
ثبت شرکت تنها آغاز مسیر کسب و کار است و رعایت اقدامات پس از ثبت شرکت، تضمین کننده فعالیت قانونی، سازمان یافته و موفق شما خواهد بود. از پلمپ دفاتر و تشکیل پرونده مالیاتی گرفته تا اخذ کد اقتصادی، ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده، دریافت کد کارگاهی بیمه، افتتاح حساب بانکی و تعیین محل فعالیت، هر یک از این مراحل پایه ای محکم برای رشد و توسعه کسب و کار شما ایجاد می کنند.
با پیگیری دقیق و به موقع این اقدامات، نه تنها از جریمه ها و محدودیت های قانونی مصون می مانید، بلکه مسیر موفقیت، اعتبار و توسعه شرکت خود را هموار می کنید. همین امروز اقدام کنید، کارشناسان ما در ثبت خوارزمی در فرآیند تشکیل پرونده مالیاتی، کد اقتصادی و کد کارگاهی، پلمپ دفاتر قانونی و افتتاح حساب بانکی رسمی شرکت به شما کمک خواهد کرد تا کسب و کار شما از همان ابتدا بر پایه قانونی و مستحکم فعالیت کند.