پلمپ دفاتر رسمی، فرایندی الزامی و قانونی است. این دفاتر به عنوان شناسنامه مالی، دربردارنده فعالیت های مالی یک شرکت هستند و در شفافیت و اعتبار بخشی به فعالیت های یک نهاد نقش مهمی را ایفا می کنند.
درون این دفترها به عنوان یک سند رسمی، تمامی تراکنش های مالی شرکت به صورت دقیق و شفاف درج شده است. در این مطلب از وب سایت ثبت شرکت خوارزمی، ضمن تعریف این دفترها و هدف از ارائه آن ها، نحوه تنظیم اظهارنامه پلمپ دفاتر را بررسی می کنیم؛ در صورت تمایل با ما همراه شوید!
پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
پلمپ دفاتر قانونی فرایندی است که طی آن دفاتر تجاری یک شرکت اعم از دفتر روزنامه و دفتر کل به واسطه مراجع قانونی ذی صلاح یعنی اداره ثبت اسناد و املاک کشور شماره گذاری و مهر و موم می شوند. با این اقدام اطلاعات ثبت شده در این دفاتر به صورت دست نخورده و بدون هیچ خلل و مشکلی باقی می ماند.
اهداف پلمپ دفاتر چیست؟
قبل از اینکه به نحوه تنظیم اظهارنامه پلمپ دفاتر بپردازیم بهتر است با اهداف کلیدی پلمپ دفاتر آشنا شویم. به طور کلی هدف اصلی از پلمپ کردن این دفترها پیشگیری از تخلفات مالی و ایجاد شفافیت در معامله های تجاری است. از دیگر اهداف پلمپ دفاتر قانونی می توان به موارد زیر اشاره کرد.
- ایجاد شفافیت مالی: با ثبت کردن منظم و دقیق رویدادهای مالی به صورت روزانه، فعالیت های مالی شرکت کاملاً شفاف سازی می شوند.
- حفظ اعتبار اسناد: پلمپ دفاتر قانونی تضمین می کند که این اسناد مورد خدشه یا تغییر قرار نگرفته اند و می توان به عنوان اسناد رسمی به آن ها استناد کرد.
- مقابله با فرارهای مالیاتی: این دفترها با ثبت تراکنش های مالی یک شرکت، مانع از فرارهای مالیاتی و بروز تخلفات مالی می شوند.
- مبنای رسیدگی مالیاتی: دفاتر پلمپ شده توسط سازمان امور مالیاتی به عنوان اصلی ترین مبانی برای رسیدگی به پرونده های مالیاتی شناخته می شوند و نقش مهمی را در تعیین میزان مالیات شرکت ها دارند.
انواع دفاتر تجاری کدامند؟
آشنایی با نحوه تنظیم اظهارنامه پلمپ دفاتر موضوعی بسیار مهم است؛ اما قبل از آن با انواع دفاتر تجاری آشنا می شویم که عبارتند از:
دفاتر قانونی و رسمی
این دفترها شامل دفتر کل و دفتر روزنامه می شوند. پلمپ این دفترها الزامی بوده و تمامی تجار موظف به ثبت و پلمپ این دفاتر هستند. البته طبق ماده 6 قانون تجارت، این موضوع در رابطه کسبه جزء صدق نمی کند. دفترهای قانونی در اندازه های 50، 100 و 150 برگی موجود هستند.
دفاتر کمکی
دفاتر کمکی یا همان دفاتر غیر رسمی شامل دفترهای تفصیل و دفتر معین می شوند. این دفترها برای ثبت جزئیات بیشتر و کمک به روند حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند و نیازی به پلمپ قانونی ندارند. دفاتر کمکی به نظم دهی امور مالی کمک زیادی می کنند و به اندازه دفاتر رسمی اعتبار و اهمیت ندارند.
چه کسانی مشمول پلمپ دفاتر هستند؟
اصلی ترین گروه مشمول تنظیم اظهارنامه پلمپ دفاتر، شرکت ها هستند؛ اما تشکل ها و افراد دیگری نیز ملزم به رعایت این موضوع هستند که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد.
اشخاص حقوقی
تمامی شرکت ها اعم از شرکت های سهامی خاص، سهامی عام، مسئولیت محدود و… باید این دفترها را دریافت و نگهداری کنند. چنانچه این شرکت ها در دوره مالی مورد نظر فعالیت مالی نداشته باشند نیز موظفند این دفترها را دریافت کرده و در نهایت به صورت سفید یا خالی به مراجع مربوطه تحویل دهند.
اشخاص حقیقی
افرادی که میزان فروش و درآمد آن ها از 3 میلیارد تومان بیشتر باشد موظف به دریافت این دفترها هستند. مشاغل خدماتی از جمله کارشناسان رسمی، پزشکان و وکلا در صورتی که دارای درآمد بیشتر از 1.5 میلیارد تومان باشند، باید این دفترها را دریافت کنند.
تشکل های قانونی
احزاب و اتحادیه های صنفی و انجمن ها از دیگر مشمولان پلمپ دفاتر هستند.
مودیان گروه اول
اشخاص حقیقی که به واسطه حجم درآمد خود در گروه بندی مودیان مالیاتی در گروه اول قرار می گیرند، موظفند تکالیف مالیاتی این گروه را انجام دهند. از جمله این افراد می توان به صاحبان کسب و کارهای خانگی، فعالان در حوزه ارز دیجیتال، مالکان سایت های فروشگاهی، وارد کنندگان، صادرکنندگان و… اشاره کرد.
نحوه تنظیم اظهارنامه پلمپ دفاتر
تنظیم اظهارنامه به صورت الکترونیکی و طی مراحل زیر انجام می شود.
- مرحله اول: در ابتدا به سامانه جامع ثبت شرکت ها به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید.
- مرحله دوم: در این سامانه گزینه اظهارنامه پلمپ دفاتر را انتخاب کرده و اطلاعات کامل شرکت را با دقت در فرم مربوطه وارد نمایید. این اطلاعات شامل شناسه ملی، تابعیت، آدرس دقیق و… می شود.
- مرحله سوم: پس از ثبت اطلاعات، فیش مربوط به ثبت اظهارنامه صادر می گردد.
- مرحله چهارم: در این مرحله از مراحل تنظیم اظهارنامه، باید مدارک لازم را از طریق پست به مراکز مربوطه ارسال کنید. تصویر کارت ملی متقاضی پلمپ، اصل اظهارنامه به صورت مهر و امضا شده، تصویر پروانه کسب یا مجوز فعالیت کسبی و وکالت نامه در صورت مراجعه به وکیل از جمله این مدارک محسوب می شوند.
- مرحله پنجم: در این مرحله برای بررسی وضعیت درخواست خود به سامانه مربوطه مراجعه کرده و شماره رسید پستی را در فیلد مربوطه درج کنید.
- مرحله ششم: کارشناسان اداره ثبت به بررسی مدارک ارسال شده توسط شما می پردازند و در صورت عدم وجود مغایرت و صحت اطلاعات، درخواست شما تایید می شود.
- مرحله هفتم: در نهایت پس از تایید، اجازه پرداخت وجه داده می شود و متقاضی می تواند از طریق سامانه جهت پرداخت اینترنتی اقدام کند.
نکات مهم در تنظیم اظهارنامه پلمپ دفاتر
برای تنظیم اظهارنامه پلمپ دفاتر به نکات زیر دقت داشته باشید.
- نحوه نگارش اطلاعات مالی در دفاتر باید مطابق با استانداردها و اصول حسابداری باشد.
- ریز هزینه ها و درآمدها به صورت روزانه باید در دفتر روزنامه ثبت شود.
- اطلاعات دفتر روزنامه باید به صورت هفتگی یا ماهانه و خلاصه شده وارد دفتر کل شود.
- تمامی اشخاص مشمول دریافت پلمپ دفاتر باید قبل از شروع سال مالی جدید، نسبت به دریافت دفاتر اقدام نمایند.
سخن پایانی
در این مقاله آموزش تنظیم کردن اظهارنامه را بررسی کردیم. به طور کلی پلمپ دفاتر قانونی در جهت شفافیت، اعتبار بخشی و قانون مندی فعالیت های مالی یک کسب و کار نقش بسیار زیادی دارد.
این دفاتر در دو نوع دفتر روزنامه و دفتر کل دسته بندی می شوند و تمامی شرکت ها، وارد کنندگان، صادر کنندگان، تشکل های قانونی و… موظف به دریافت این دفاتر هستند. تنظیم و ارائه اظهارنامه پلمپ دفاتر به صورت الکترونیکی و طی مراحل مختلفی انجام می شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر، می توانید با کارشناسان ما در مجموعه خوارزمی ثبت مشورت کنید.