پاسخ کوتاه: یک فهرست ثابت برای همه شرکتها وجود ندارد. مدارک به نوع شخصیت حقوقی، اشخاص ایرانی یا خارجی، آورده نقدی یا غیرنقدی، موضوع مجوزی و استفاده از نماینده بستگی دارد. بسیاری از اطلاعات نیز ممکن است برخط استعلام شوند؛ بنابراین کارتابل همان پرونده، فهرست نهایی است.
مدارک پایه مشترک
- اطلاعات هویتی و نشانی همه مؤسسان، مدیران و در صورت لزوم بازرسان؛
- نشانی و کدپستی اقامتگاه قانونی شرکت؛
- موضوع فعالیت و مجوز مربوط، اگر موضوع طبق مقررات نیازمند مجوز باشد؛
- اطلاعات سرمایه و سهم هر شخص؛
- اسناد تأسیس و صورتجلسه متناسب با نوع شرکت؛
- وکالتنامه یا مدرک نمایندگی، اگر پرونده توسط نماینده اقدام میشود.
تفاوت مدارک انواع پرکاربرد
| نوع | اسناد اصلی | نقطه کنترل |
|---|---|---|
| مسئولیت محدود | تقاضانامه، شرکتنامه، اساسنامه در صورت تنظیم، صورتجلسه مؤسسان و مدیران | سرمایه نقدی باید طبق اقرار مقرر تأدیه و آورده غیرنقدی تقویم و تسلیم شده باشد. |
| سهامی خاص | اظهارنامه، اساسنامه، صورتجلسه مجمع مؤسس و هیئتمدیره، قبولی سمت مدیران و بازرسان | حداقل ۳۵ درصد بخش نقدی سرمایه تعهدشده طبق تشریفات قانونی تأمین میشود؛ بازرسان نباید مشمول ممنوعیت باشند. |
| تعاونی | مدارک و مجوز/موافقت مسیر تعاون، اساسنامه و صورتجلسههای مربوط | تعداد اعضا و شرایط اختصاصی بر اساس نوع تعاونی و ضوابط مرجع تعاون کنترل شود. |
| مؤسسه غیرتجاری | تقاضانامه، اساسنامه، صورتجلسه و مدارک مؤسسان/مدیران | برای موضوعهای آموزشی، فرهنگی، درمانی، خیریه و مشابه، مرجع مجوز قبل از ثبت روشن شود. |
چه زمانی مدرک اضافه لازم میشود؟
- شخص خارجی: شناسه یا کد اختصاصی، مدارک ثبتی شرکت خارجی، ترجمه رسمی و مدرک نمایندگی حسب مورد.
- آورده غیرنقدی: شرح و ارزیابی آورده و مدارک مالکیت یا امکان انتقال؛ در شرکت سهامی تشریفات ارزیابی قانونی اهمیت دارد.
- شخص حقوقی بهعنوان مؤسس: آخرین وضعیت ثبتی، نماینده معرفیشده و اختیار مقام معرفیکننده.
- موضوع مجوزی: مجوز یا موافقت مرجع صالح با موضوع و نام متقاضی هماهنگ باشد.
اشتباهات متداول مدارک
| اشتباه | راهحل |
|---|---|
| فهرستهای قدیمی که برای همه گواهی سوءپیشینه کاغذی میخواهند | نوع سمت و نتیجه استعلام/درخواست روز سامانه را ملاک قرار دهید؛ مدرکی را بیدلیل تهیه نکنید. |
| مغایرت کدپستی یا نام خانوادگی | اطلاعات پایه را پیش از ساخت اسناد یکبار نهایی و در همه فرمها از همان نسخه استفاده کنید. |
| استفاده از فرم شرکت دیگر | فرم و سند را بر اساس نوع شخصیت و تصمیم واقعی مؤسسان تنظیم کنید. |
| امضای ناقص یا خارج از محل | نسخه نهایی تولیدشده برای همان پرونده و راهنمای امضا/احراز هویت را دنبال کنید. |
چکلیست کنترل نهایی
- نام و کد ملی همه اشخاص در تمام اسناد یکسان است.
- جمع سهام یا سهمالشرکه با سرمایه برابر است.
- سمت، مدت مأموریت و صاحبان امضا تعارض ندارند.
- موضوع فعالیت با مجوز و نام مرجع آن هماهنگ است.
- نشانی و کدپستی در فرم و اساسنامه یکسان است.
- فایلها خوانا و مربوط به همان شخص و همان پروندهاند.
پرونده از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها پیگیری میشود. اخطار کارشناس یا فهرست مدارک کارتابل از هر چکلیست عمومی دقیقتر است.